Comment appliquer la méthode OKR sans se casser la tête?
Au fil du temps, j’ai découvert que pour vraiment être effectif, il faut planifier des objectifs qui englobent toutes les activités.
Par exemple, je me suis beaucoup investi dans mon entraînement physique, mais je ne l’ai pas intégré à ma planification. Mon manque de suivi m’a empêché de perdre tout le poids souhaité. Une vraie planification doit intégrer toutes les facettes du projet.
Une excellente manière de planifier les OKR, c’est de construire un schéma pour séparer les objectifs, les résultats souhaités des mesures.
Méthode #1 : Construire des cascades
Selon les blogs de Hubspot et Trello, le meilleur moyen de suivre des OKR c’est de construire des graphiques de « waterfall ». Chaque semaine on doit répertorier les progrès pour chaque résultat souhaité et les comparé avec des droites temporelles qui correspondent à un pourcentage de complétion.
Les contraintes de la méthode OKR sont :
- Rendre visible des objectifs de différentes natures
- Rassembler des résultats de différente nature sous un même objectif
- Comparer seulement les résultats de même nature entre eux
- Rassembler plusieurs résultats sous un même graphique
- Valoriser une entre de données rapide, simple et en continu
Les contraintes de la méthode OKR sont :
- Rendre visibles des objectifs de différentes natures
- Rassembler des résultats de différente nature sous un même objectif
- Comparer seulement les résultats de même nature entre eux
- Rassembler plusieurs résultats sous un même graphique
- Valoriser une entre de données rapide, simple et en continu
Les souffrances de la méthode OKR ou l’enfer du raffinement productif
En conclusion, il est difficile d’appliquer la méthode OKR de façon rapide, efficace et raisonnée.
- Mettre à jour la grille Excel
- Construire le Data Studio
- Utiliser Trello pour faire le suivi
Méthode #2 : Mesurer avec des stories
Faire le suivi des OKRs peut prendre vraiment beaucoup de temps. Pour être plus rapide, je me suis inspiré de la méthode de pointage de stories des approches Agile.
Dans son livre "Learning Agile", Andrew Stellman propose de décrire les résultats souhaités sous forme d'histoires. Les histoires ou stories découpent des résultats de court et moyen long terme en livrables qui sont faciles à comprendre. Souvent un livrable sera de réaliser une fonction dans logiciel. En temps normal, l'équipe va se rassembler pour attribuer des points à chaque story.
Les membres vont aussi évaluer le temps nécessaire, le nombre de tâches requises et leur complexité. Plus une story est complexe, plus elle est importante; plus elle devrait être découpée et prioriser. Plus une tâche est risquée et coûteuse, plus elle sera reportée dans le temps.
Bien entendu, on continu à mesurer les KPIs mais ce que l'on va rapporter à la fin du cycle de l'itération ce sont le total de points réalisés.
Autrement dit : 1 point est égal à 1 tâche et une tâche est égale à 12 heures. Une story qui vaut 3 points pourra avoir un maximum de tâches qui valent au plus 36 heures.
Pour simplifier l'évaluation, Stellman propose de rassembler des stories par thèmes et en épiques ; un très grand ensemble.
Depuis mars, j'ai appliqué cette approche pour organiser mon temps.
Voici comment j’ai mis en place la méthode :
1. Déterminer les objectifs.
2. Déterminer les résultats souhaités.
3. Prioriser les résultats en faisant le pointage (dans l’univers agile, ils appellent ça le poker).
4. Faire une arborescence des stories, parce que c’est le fun.
5. Évaluer le temps nécessaire pour chaque story.
6. Déterminer les dates de début et de fin de chaque story. Pour optimiser l’exécution, on va chevaucher des stories.
7. Faire le chemin critique.
8. Ajouter le tout à l’échéancier. Utile : Faire une liste détaillée des tâches pour faciliter le suivi et le pointage.
9. Utiliser une nomenclature pour nommer les stories...
10. Ajouter les stories dans un tableau Trello.
11. Sélectionner une extension dans le tableau Trello pour optimiser le suivit. (À FAIRE)
12. Faire le suivi des tâches réalisées. (Hum! Ouep.)
2. Déterminer les résultats souhaités.
3. Prioriser les résultats en faisant le pointage (dans l’univers agile, ils appellent ça le poker).
4. Faire une arborescence des stories, parce que c’est le fun.
5. Évaluer le temps nécessaire pour chaque story.
6. Déterminer les dates de début et de fin de chaque story. Pour optimiser l’exécution, on va chevaucher des stories.
7. Faire le chemin critique.
8. Ajouter le tout à l’échéancier. Utile : Faire une liste détaillée des tâches pour faciliter le suivi et le pointage.
9. Utiliser une nomenclature pour nommer les stories...
10. Ajouter les stories dans un tableau Trello.
11. Sélectionner une extension dans le tableau Trello pour optimiser le suivit. (À FAIRE)
12. Faire le suivi des tâches réalisées. (Hum! Ouep.)
Suggestions et leçons apprises
Stellman recommande qu’une tâche ait une durée de 12 heures. Un cycle d’itération devrait durer 2 semaines. On devrait faire 8 cycles, donc 16 semaines. Autrement dit sur une semaine de 40 heures, une personne pourrait réaliser un maximum de 40 points.
Comme c’est mon OKR personnel, j’ai coupé en 2 la taille de la durée. Chaque tâche devrait être réalisable en 6 heures.
Pour faciliter le pointage, je vais multiplier par 10 le nombre de points par tâche. Quand je fais le suivi dans l’échéancier, je diviserai le total par 10, pour calculer le nombre de points réalisés et la vélocité.
Les prochaines étapes
- Faire les graphiques de rapport —Burn up— Burn down— Vélocité - Charte de Gantt dans Data Studio
– Déterminer le meilleur power-up dans Trello pour faire le suivi des points réalisés.
– Déterminer le meilleur power-up dans Trello pour faire le suivi des points réalisés.
– Garder ça simple et rapide !!!!!!!
Quelques lectures intéressantes!
- Wodke, C. (2016) Introduction to OKR Strategy, O'Reilly
- Stellman, A. (2014) Learning Agile, O'Reilly
All About OKRs: How to Set Them, Achieve Them, and Track Them in Trello, Trello Blog
- The Beginner’s Guide To Scrum And Agile Project Management , Trello Blog
- Excel Gantt Chart with Conditional Formatting » ExcelTemplate